1. OBJETIVO

C&J Logística adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de establecer los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta y supresión de los datos personales que sean tratados por la empresa en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales y operativas.

Esta política tiene como finalidad informar a los titulares sobre el tratamiento que C&J Logística realiza de sus datos personales, las finalidades para las cuales son utilizados, los derechos que les asisten y los mecanismos disponibles para ejercerlos.

C&J Logística reconoce el derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y, cuando corresponda, solicitar la supresión de sus datos personales, así como revocar la autorización para su tratamiento cuando legalmente sea procedente.

La presente política se adopta de conformidad con la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, especialmente:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, relacionado con el derecho a la intimidad, el buen nombre y el hábeas data.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se establecen disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, en las disposiciones que reglamentaron la Ley 1581 de 2012 y que actualmente se encuentran incorporadas en el Decreto 1074 de 2015.
• Decreto 1074 de 2015, especialmente las disposiciones contenidas en el Capítulo 25, relacionadas con el tratamiento de datos personales y las políticas de tratamiento de información.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las disposiciones anteriores y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Razón social: C&J Logística
Domicilio: Barranquilla, Colombia
Dirección: Carrera 44 No 55-23 Barranquilla
Teléfono: 605 314 0809
Correo electrónico: director.cuenta@cjlogistica.com.co
Página web: [www.cjlogistica.com.co]

C&J Logística, en su calidad de responsable del tratamiento, determinará las finalidades y condiciones bajo las cuales se realiza el tratamiento de los datos personales que se encuentren bajo su responsabilidad.

Cuando C&J Logística trate datos personales por cuenta de un cliente, contratante u otra organización y de acuerdo con sus instrucciones, podrá actuar en calidad de Encargado del Tratamiento, conforme a las condiciones establecidas contractualmente y a la normativa aplicable.

Esta política aplica a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, consultados, actualizados, circulados o suprimidos por C&J Logística, independientemente del medio utilizado para su recolección.

La política aplica, entre otros, a:

• Clientes.
• Potenciales clientes y prospectos comerciales.
• Usuarios de la página web.
• Trabajadores y colaboradores.
• Candidatos a procesos de selección.
• Proveedores.
• Contratistas.
• Aliados comerciales.
• Contactos de empresas clientes y proveedoras.
• Visitantes.
• Personas relacionadas con la prestación de los servicios.

Dependiendo de la relación existente con el titular y de la finalidad para la cual se recolecte la información, C&J Logística podrá tratar, entre otros, los siguientes datos:

5.1. Datos de identificación

• Nombres y apellidos.
• Número y tipo de documento de identificación.
• Firma.
• Información relacionada con la empresa a la que pertenece el titular.

5.2. Datos de contacto

• Número de teléfono.
• Correo electrónico.
• Dirección.
• Ciudad.
• Datos de contacto empresarial.

5.3. Datos laborales y empresariales

• Cargo.
• Área o dependencia.
• Empresa.
• Información necesaria para la gestión comercial o contractual.
• Información relacionada con proveedores, contratistas y aliados.

5.4. Datos comerciales y contractuales

• Información relacionada con solicitudes de cotización.
• Propuestas comerciales.
• Órdenes de servicio.
• Contratos.
• Facturación.
• Historial de comunicaciones y gestiones comerciales.
• Información necesaria para la prestación y seguimiento de los servicios.

5.5. Datos relacionados con la operación

En desarrollo de los servicios contratados, podrán tratarse datos relacionados con:

• Programación de personal.
• Ingreso a instalaciones.
• Control de acceso.
• Registros de operación.
• Evidencias de prestación del servicio.
• Registros fotográficos o audiovisuales cuando sean necesarios para fines operativos, contractuales o de control.
• Información contenida en documentos o sistemas a los cuales C&J Logística tenga acceso para ejecutar un servicio contratado.

5.6. Datos laborales

Cuando corresponda, podrán tratarse datos necesarios para:

• Procesos de selección.
• Contratación.
• Administración de personal.
• Nómina.
• Seguridad social.
• Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Capacitación.
• Gestión y seguimiento laboral.

C&J Logística podrá realizar tratamiento de datos personales de manera manual, física, digital, electrónica o automatizada, según las necesidades de cada proceso.

El tratamiento podrá comprender, entre otras actividades:

• Recolección.
• Registro.
• Almacenamiento.
• Organización.
• Actualización.
• Consulta.
• Uso.
• Circulación.
• Transmisión o transferencia, cuando corresponda.
• Supresión.

El tratamiento se realizará exclusivamente para las finalidades informadas al titular o aquellas permitidas por la legislación colombiana.

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

7.1. Gestión comercial

• Atender solicitudes de información.
• Atender solicitudes de cotización.
• Elaborar y enviar propuestas comerciales.
• Contactar clientes y potenciales clientes.
• Realizar seguimiento a oportunidades comerciales.
• Gestionar relaciones comerciales.
• Informar sobre los servicios de C&J Logística.
• Realizar actividades de fidelización.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Evaluar la calidad de los servicios.
• Mantener actualizada la información de contacto empresarial.

7.2. Prestación de servicios

Los datos podrán ser utilizados para planificar, coordinar, ejecutar y supervisar los servicios de:

• Aseo institucional.
• Cargue y descargue.
• Almacenamiento y control de inventarios.
• Maquila y armado de promociones.
• Reparación de estibas.
• Montacargas.

También podrán utilizarse para actividades logísticas complementarias relacionadas con los servicios contratados.

7.3. Gestión de almacenamiento y control de inventarios

Cuando C&J Logística preste servicios de almacenamiento o control de inventarios, podrá tratar información necesaria para:

• Identificar responsables o contactos del cliente.
• Registrar movimientos y operaciones.
• Coordinar recepción y despacho.
• Elaborar informes.
• Realizar seguimiento a inventarios.
• Generar evidencias de operación.
• Cumplir las obligaciones establecidas con el cliente.

7.4. Gestión administrativa, financiera y contractual

• Elaborar contratos y órdenes de servicio.
• Gestionar facturación y pagos.
• Realizar procesos administrativos y contables.
• Gestionar cartera.
• Atender solicitudes y requerimientos.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.
• Realizar auditorías y controles internos.

7.5. Gestión de proveedores y contratistas

• Seleccionar proveedores y contratistas.
• Verificar información.
• Gestionar contratos.
• Coordinar actividades.
• Realizar seguimiento al cumplimiento de obligaciones.
• Gestionar pagos y procesos administrativos.

7.6. Gestión de talento humano

• Adelantar procesos de selección.
• Gestionar contratación.
• Administrar la relación laboral.
• Gestionar nómina y prestaciones.
• Gestionar seguridad social.
• Desarrollar actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Realizar capacitaciones.
• Cumplir obligaciones laborales y legales.

7.7. Seguridad

• Controlar el ingreso a instalaciones cuando corresponda.
• Proteger personas, instalaciones, equipos y mercancías.
• Atender requerimientos de seguridad.
• Mantener evidencias relacionadas con la prestación de los servicios.

En el desarrollo de sus actividades, C&J Logística puede acceder a información personal contenida en documentos, formatos, sistemas, registros, órdenes de servicio, inventarios u otros medios proporcionados por sus clientes.

Cuando dicha información sea suministrada por el cliente para la ejecución de un servicio, C&J Logística realizará el tratamiento de acuerdo con las instrucciones del cliente, las obligaciones contractuales y la legislación aplicable.

En estos casos, C&J Logística podrá actuar como Encargado del Tratamiento, mientras que el cliente podrá mantener la calidad de Responsable del Tratamiento.

El acceso a dicha información estará limitado a las personas que necesiten conocerla para ejecutar las actividades contratadas.

C&J Logística aplicará los principios establecidos en la legislación colombiana, especialmente:

• Legalidad.
• Finalidad.
• Libertad.
• Veracidad o calidad.
• Transparencia.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad.
• Confidencialidad.

De acuerdo con la normativa aplicable, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar información sobre el uso que C&J Logística ha dado a sus datos.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea necesaria.
4. Presentar consultas y reclamos.
5. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
6. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, cuando legalmente sea procedente.
7. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
8. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante C&J Logística, cuando corresponda.

Los demás derechos reconocidos por la legislación colombiana

Cuando la normativa lo requiera, C&J Logística solicitará al titular autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos o mediante otros mecanismos que permitan demostrar la manifestación de voluntad del titular.

Cuando se utilicen formularios disponibles en la página web, el titular podrá encontrar el aviso correspondiente y el mecanismo mediante el cual manifiesta su autorización.

C&J Logística reconoce que determinados datos personales pueden tener carácter sensible conforme a la legislación colombiana.

Cuando sea necesario tratar este tipo de información, C&J Logística aplicará las medidas de protección correspondientes y solicitará la autorización cuando legalmente sea exigible.

El titular será informado sobre el carácter facultativo de la respuesta cuando se trate de preguntas relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, según corresponda.

C&J Logística evitará recolectar y tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando el tratamiento sea procedente conforme a la legislación vigente y se respeten sus derechos fundamentales y su interés superior.

C&J Logística implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra:

• Pérdida.
• Alteración.
• Acceso no autorizado.
• Consulta no autorizada.
• Uso indebido.
• Divulgación no autorizada.
• Fraude.

El acceso a los datos no estará restringido al personal, contratistas, proveedores o terceros que requieran dicha información para el cumplimiento de sus funciones u obligaciones.

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso y utilizarla únicamente para las finalidades autorizadas o permitidas legalmente.

Esta obligación continuará aun después de terminada la relación laboral, contractual o comercial, cuando corresponda.

C&J Logística podrá compartir o transmitir datos personales cuando sea necesario para:

• Ejecutar servicios contratados.
• Cumplir obligaciones contractuales.
• Cumplir obligaciones legales.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Gestionar procesos administrativos, contables, tecnológicos o jurídicos.
• Contar con el apoyo de proveedores o contratistas.

Cuando corresponda, C&J Logística establecerá las condiciones necesarias para garantizar que los terceros que accedan a los datos cumplan con las obligaciones de protección y confidencialidad aplicables.

El sitio web de C&J Logística podrá utilizar cookies y tecnologías similares para facilitar la navegación, mejorar la experiencia del usuario, analizar el funcionamiento del sitio y obtener información estadística.

El usuario podrá configurar las opciones de cookies desde su navegador, teniendo en cuenta que algunas funcionalidades podrían verse afectadas si determinadas cookies son deshabilitadas.

Cuando corresponda, C&J Logística informará al usuario sobre el uso de estas tecnologías mediante los mecanismos establecidos para tal fin.

La atención de las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales estará a cargo de:

Área responsable: Dirección Administrativa / Dirección Comercial
Correo electrónico: director.cuenta@cjlogistica.com.co
Teléfono: 304 335 7431
Dirección: Carrera 44 No 55-23 Barranquilla

Esta área será responsable de recibir, tramitar y responder las consultas, peticiones y reclamos relacionados con los derechos de los titulares.

El titular, sus causahabientes, representante o apoderado podrá presentar solicitudes relacionadas con sus datos personales a través del correo electrónico o los canales habilitados por C&J Logística.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Documento de identificación.
• Descripción clara de la solicitud.
• Información de contacto para recibir respuesta.
• Documentos que permitan sustentar la solicitud, cuando sean necesarios.

19.1. Consultas

El titular podrá solicitar información sobre los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de C&J Logística.

19.2. Reclamos

El titular podrá solicitar la corrección, actualización, supresión de información o revocatoria de la autorización cuando sea legalmente procedente.

Cuando la solicitud se encuentre incompleta, C&J Logística podrá requerir al solicitante que complemente la información necesaria para su trámite.

19.3. Medio para presentar la solicitud

Las solicitudes podrán presentarse a través de:

Correo electrónico: director.cuenta@cjlogistica.com.co
Teléfono: 304 335 7431
Dirección física: Carrera 44 No 55-23 Barranquilla

Cuando los datos hayan sido recolectados a través de un medio electrónico o formulario, C&J Logística procurará facilitar el ejercicio de los derechos utilizando el mismo medio o un canal equivalente, dejando constancia de la recepción y trámite de la solicitud.

Las respuestas serán proporcionadas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

C&J Logística conservará los datos personales durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables, laborales o comerciales y durante los términos de conservación que resulten aplicables.

Las bases de datos podrán mantenerse vigentes mientras subsista la finalidad del tratamiento o exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación.

Una vez cumplidas las finalidades y los términos correspondientes, C&J Logística podrá proceder a la supresión, anonimización o conservación de la información cuando exista una obligación legal o una razón legítima que lo justifique.

De acuerdo con sus actividades, C&J Logística podrá administrar, entre otras, las siguientes categorías de bases de datos:

22. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

C&J Logística procurará mantener actualizados los datos personales que se encuentren bajo su responsabilidad.

Los titulares podrán solicitar la actualización o corrección de sus datos a través de los canales establecidos en esta política.

C&J Logística podrá modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando resulte necesario por cambios normativos, tecnológicos, administrativos, operativos o en las finalidades del tratamiento.

Cuando se produzcan cambios sustanciales, estos serán comunicados oportunamente a los titulares mediante mecanismos eficientes y antes de implementar las nuevas disposiciones, cuando así lo exija la normativa aplicable.

La versión vigente estará disponible para consulta en la página web de C&J Logística.

25. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del:

Fecha de entrada en vigencia: [DD/MM/AAAA]

La política permanecerá vigente mientras C&J Logística realice actividades de tratamiento de datos personales.

Las bases de datos administradas por C&J Logística permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron creadas y durante los períodos de conservación establecidos por las obligaciones legales, contractuales o administrativas aplicables.

Versión: 01
Fecha de última actualización: [DD/MM/AAAA]

Para consultas, peticiones, reclamos, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización relacionados con el tratamiento de datos personales:

C&J Logística
Teléfono: 605 3140809
Correo electrónico: director.cuenta@cjlogistica.com.co
Dirección: Carrera 44 No 55-23
Ciudad: Barranquilla – Colombia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra disponible para consulta permanente en la página web de C&J Logística.